طريقة عمل شيت حضور وانصراف الموظفين Excel خطوة بخطوة بالصور

يعتبر شيت حضور وانصراف الموظفين Excel من الملفات المهمة التي تساعد أصحاب الأعمال والشركات على تسجيل مواعيد حضور وانصراف الموظفين، ومعرفة ساعات العمل والتأخير والغياب بسهولة.

وفي هذا الشرح سنتعرف خطوة بخطوة على طريقة عمل شيت حضور وانصراف في Excel من البداية، بداية من إنشاء جدول الموظفين وحتى إضافة المعادلات والتنسيق النهائي للشيت.

والشرح مناسب للمبتدئين، ولا يحتاج إلى خبرة كبيرة في برنامج Excel.

إنشاء جدول الموظفين في Excel

في البداية افتح برنامج Microsoft Excel وأنشئ ورقة عمل جديدة.

نبدأ بعمل جدول بسيط يحتوي على بيانات الموظفين، ويمكن أن تكون الأعمدة بالشكل التالي:

الرقم – اسم الموظف – القسم – الوظيفة – التاريخ – وقت الحضور – وقت الانصراف – ساعات العمل – التأخير – الحالة.

بعد ذلك ابدأ في إدخال أسماء الموظفين والبيانات الخاصة بكل موظف.

ويفضل أن يكون كل نوع من البيانات في عمود مستقل حتى يسهل التعامل معه باستخدام معادلات Excel فيما بعد.

نصيحة: لا تجعل الجدول معقدًا في البداية، ويمكن إضافة أي أعمدة أخرى تحتاج إليها بعد الانتهاء من الأساسيات.

إضافة التاريخ واليوم إلى شيت الحضور

بعد إنشاء جدول الموظفين، نحتاج إلى إضافة التاريخ الذي تم فيه تسجيل الحضور والانصراف.

يمكن إدخال التاريخ يدويًا، مثل:

21/09/2026

وإذا أردت أن يعرض Excel تاريخ اليوم تلقائيًا، يمكنك استخدام الدالة:

=TODAY()

وبذلك يتغير التاريخ تلقائيًا حسب تاريخ اليوم عند فتح الملف.

أما في حالة عمل كشف حضور شهري، فيمكن إدخال تواريخ الشهر بالكامل في الصفوف الخاصة بالموظفين.

إضافة وقت الحضور والانصراف

نأتي الآن إلى أهم جزء في الشيت، وهو تسجيل وقت الحضور ووقت الانصراف.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون موعد بداية العمل:

08:00 صباحًا

وموعد نهاية العمل:

04:00 مساءً

ويتم تسجيل وقت حضور وانصراف كل موظف في الخانات المخصصة له.

ويجب التأكد من أن الخلايا الموجودة في أعمدة الوقت تم تنسيقها بصيغة Time حتى يستطيع Excel إجراء العمليات الحسابية عليها بشكل صحيح.

حساب ساعات العمل تلقائيًا في Excel

بعد إدخال وقت الحضور والانصراف، يمكن جعل Excel يحسب عدد ساعات العمل تلقائيًا.

إذا كان وقت الحضور موجودًا في الخلية F2 ووقت الانصراف موجودًا في الخلية G2، نكتب في خانة ساعات العمل:

=G2-F2

بعد الضغط على Enter سيقوم Excel بحساب الفرق بين وقت الانصراف ووقت الحضور.

فإذا حضر الموظف الساعة 08:00 وانصرف الساعة 16:00، ستكون ساعات العمل:

8 ساعات.

ومن الأفضل تنسيق خلايا ساعات العمل باستخدام التنسيق:

[h]:mm

حتى تظهر الساعات بصورة صحيحة، خاصة عند حساب إجمالي ساعات العمل لعدة أيام.

حساب دقائق التأخير تلقائيًا

يمكننا أيضًا جعل الشيت يحسب عدد دقائق التأخير بشكل تلقائي.

ولنفترض أن موعد الحضور الرسمي هو الساعة 08:00 صباحًا، وأن وقت الحضور الفعلي موجود في الخلية F2.

يمكن استخدام المعادلة التالية:

=IF(F2>TIME(8,0,0),(F2-TIME(8,0,0))*1440,0)

إذا حضر الموظف الساعة 08:15، سيظهر في خانة التأخير:

15 دقيقة.

أما إذا حضر الساعة 08:00 أو قبلها، فستكون النتيجة:

0 دقيقة.

وبذلك لن تحتاج إلى حساب التأخير يدويًا.

حساب الانصراف المبكر للموظفين

يمكن أيضًا حساب عدد دقائق الانصراف المبكر.

فإذا كان موعد الانصراف الرسمي الساعة 04:00 مساءً، وكان وقت الانصراف الفعلي موجودًا في الخلية G2، يمكن استخدام المعادلة:

=IF(G2<TIME(16,0,0),(TIME(16,0,0)-G2)*1440,0)

فإذا كان الموظف من المفترض أن ينصرف الساعة 16:00 وانصرف الساعة 15:30، سيحسب Excel مدة الانصراف المبكر تلقائيًا.

وهذه الطريقة مفيدة جدًا عند استخدام الشيت في حساب الخصومات أو متابعة الالتزام بمواعيد العمل.

تحديد حالة الموظف: حاضر أو غائب أو متأخر

من المميزات المهمة في شيت الحضور أن يستطيع Excel تحديد حالة الموظف تلقائيًا.

يمكن أن تكون الحالات:

حاضر – متأخر – غائب.

إذا كان وقت الحضور في الخلية F2، يمكن استخدام المعادلة التالية:

=IF(F2="","غائب",IF(F2>TIME(8,0,0),"متأخر","حاضر"))

وبذلك إذا كانت خانة الحضور فارغة يظهر غائب.

وإذا كان وقت الحضور بعد الساعة 08:00 يظهر متأخر.

أما إذا كان الحضور في الموعد أو قبله فيظهر حاضر.

تنسيق شيت الحضور والانصراف بشكل احترافي

بعد الانتهاء من المعادلات، نبدأ في تنسيق الشيت حتى يكون واضحًا وسهل الاستخدام.

يمكن تغيير لون عناوين الأعمدة، وتكبير الخط، وتوسيط البيانات، وإضافة حدود للجدول.

كما يمكن استخدام خاصية Conditional Formatting في Excel لتغيير لون حالة الموظف تلقائيًا.

على سبيل المثال يمكن جعل حالة حاضر بلون، ومتأخر بلون آخر، وغائب بلون مختلف.

وهذا يجعل قراءة كشف الحضور أسرع خصوصًا عندما يكون عدد الموظفين كبيرًا.

حماية معادلات شيت الحضور في Excel

إذا كان الشيت سيتم استخدامه من أكثر من شخص، فمن الأفضل حماية الخلايا التي تحتوي على المعادلات حتى لا يتم تعديلها أو حذفها بالخطأ.

يمكن استخدام خاصية:

Review → Protect Sheet

ثم وضع كلمة مرور إذا كنت ترغب في ذلك.

وبهذه الطريقة يمكن الحفاظ على المعادلات، والسماح للمستخدم بإدخال أوقات الحضور والانصراف فقط.

الشكل النهائي لشيت حضور وانصراف الموظفين

بعد تنفيذ الخطوات السابقة أصبح لدينا شيت يمكن استخدامه لتسجيل بيانات الموظفين ومتابعة الحضور والانصراف بصورة منظمة.

ويمكن أن يحتوي الشكل النهائي على:

اسم الموظف – القسم – الوظيفة – التاريخ – الحضور – الانصراف – ساعات العمل – التأخير – الانصراف المبكر – الحالة.

وبذلك أصبح لدينا نموذج أساسي يمكن تطويره وتحويله إلى نظام حضور وانصراف متكامل.

مميزات إضافية يمكن إضافتها إلى الشيت

بعد الانتهاء من الشيت الأساسي، يمكن إضافة العديد من المميزات الأخرى، مثل:

حساب إجمالي ساعات العمل الشهرية.

حساب عدد أيام الحضور والغياب.

حساب ساعات العمل الإضافية.

حساب الخصومات الناتجة عن التأخير.

إنشاء تقرير شهري لكل موظف.

إضافة زر للطباعة.

إنشاء صفحة ملخص Dashboard لعرض إحصائيات الحضور.

كما يمكن استخدام Excel VBA لإضافة أزرار ونماذج إدخال وتحويل الملف إلى برنامج حضور وانصراف بسيط يعمل داخل Excel.

تحميل شيت حضور وانصراف Excel جاهز

إذا كنت لا تريد إنشاء الشيت من البداية، يمكنك استخدام شيت حضور وانصراف Excel جاهز ثم تعديل أسماء الموظفين ومواعيد العمل بما يتناسب مع احتياجاتك.

ويمكن أن يكون الملف مزودًا بالمعادلات الخاصة بحساب ساعات العمل والتأخير والغياب بشكل تلقائي.

الخلاصة

عمل شيت حضور وانصراف الموظفين Excel ليس أمرًا صعبًا، ويمكن لأي شخص لديه معرفة بسيطة ببرنامج Excel أن يبدأ بإنشاء ملف بسيط ثم يطوره تدريجيًا.

ابدأ ببيانات الموظفين والتاريخ ووقت الحضور والانصراف، وبعد ذلك أضف معادلات ساعات العمل والتأخير والانصراف المبكر، ثم قم بتنسيق الشيت وحماية المعادلات.

وبهذه الطريقة يمكنك إنشاء ملف عملي يساعدك على متابعة حضور وانصراف الموظفين ويوفر الكثير من الوقت والجهد في الحسابات اليومية.